La entrada en vigor de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, representó (o debía representar) un paso decisivo en la digitalización de la función notarial en España, con el objetivo de modernizar y agilizar los procedimientos mediante el uso de medios electrónicos y telemáticos. A estos efectos, la ley modificó, entre otras, la tradicional Ley del Notariado para permitir, por primera vez, la comparecencia y autorización de actos notariales a través de videoconferencia, incorporando un protocolo electrónico que confiere plena validez jurídica a esta modalidad digital.
Sin embargo, a pesar de las expectativas legislativas, la implantación efectiva de estos procedimientos tras casi dos años está avanzando mucho más lentamente de lo que cabría esperar, principalmente por las dificultades logísticas y técnicas asociadas a la adaptación del sector.
La Ley 11/2023, además de introducir el protocolo electrónico y otras novedades, habilita el otorgamiento y la autorización de una amplia gama de actos y negocios jurídicos mediante videoconferencia, tal y como se recoge en el nuevo artículo 17 ter en la Ley del Notariado.
Entre estos actos destacan, entre otros: (i) las pólizas mercantiles, (ii) la constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias, (iii) los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos, (iv) la revocación de poderes, excepto los generales preventivos, (v) las cartas de pago y las cancelaciones de garantías, (vi) las actas de junta general, (vii) los testimonios de legitimación de firmas o, (viii) aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente. Por tanto, muchos trámites mercantiles y societarios ya pueden otorgarse íntegramente de forma telemática, lo que, en teoría, debería simplificar el día a día de empresas y particulares.
El requisito previo para la comparecencia telemática es el registro en el Portal Notarial del Ciudadano, la plataforma oficial del Consejo General del Notariado habilitada para gestionar y coordinar las comparecencias telemáticas. Así, la posibilidad de realizar trámites sin desplazarse físicamente a la notaría es una realidad, pero esta digitalización enfrenta una serie de obstáculos.
En primer lugar, el proceso de registro en el Portal es complejo, ya que requiere la acreditación documental y la validación de la identidad en algunos casos mediante certificados digitales o visitas presenciales previas. Además, la plataforma puede presentar dificultades técnicas, como fallos en la conexión, problemas de seguridad en la transmisión de datos y falta de interoperabilidad entre los sistemas de firma electrónica utilizados. Por último, no todos los notarios están plenamente capacitados ni cuentan con el equipamiento necesario para llevar a cabo todo el proceso en línea, lo que dificulta una adopción generalizada de esta modalidad.
Las guías y tutoriales para el Portal Notarial del Ciudadano existen, pero la curva de aprendizaje y la falta de formación específica para personas mayores o empresas poco digitalizadas ralentizan la adopción. Además, la adopción de la comparecencia telemática no está exenta de importantes obstáculos prácticos y reticencias. Muchos notarios expresan sus reservas sobre la fiabilidad del juicio de capacidad a distancia, dado que la ausencia de contacto físico dificulta la valoración del consentimiento y la identificación de posibles situaciones de vulnerabilidad por parte de los otorgantes.
Por su parte, el riesgo de fraudes digitales, usurpaciones de identidad y deficiencias en la voluntad manifestada obliga a extremar las precauciones, lo que en ocasiones condiciona la preferencia por la presencialidad. Además, resulta habitual que determinados trámites requieran una combinación de comparecencias presenciales y telemáticas, especialmente cuando se trata de personas con necesidades especiales o de procedimientos societarios complejos que exigen asesoramiento individualizado.
Por último, la persistencia de trámites que obligan a la presencia física genera además confusión para los usuarios, quienes a menudo desconocen qué actos pueden realizarse en línea y cuáles no. En numerosas ocasiones, las propias características del procedimiento impiden que la digitalización se traduzca en una mayor rapidez o eficiencia, especialmente cuando se presentan problemas técnicos o novedades documentales que requieren resolver antes de completar la comparecencia, siendo el registro y uso del Portal Notarial del Ciudadano un punto crítico en el proceso debido a sus limitaciones funcionales actuales.
En definitiva, aunque se han logrado importantes avances legislativos, la adopción práctica del nuevo sistema desde su aprobación avanza de manera paulatina, enfrentando diversos desafíos en su implementación. El sector espera que la mejora de la formación de los operadores jurídicos, la inversión en plataformas más ágiles y la progresiva familiarización de los ciudadanos con la vía digital aceleren la transformación en los próximos años.
La revolución digital impulsada por la Ley 11/2023 es un paso necesario y podría traer grandes ventajas en términos de accesibilidad y eficiencia, pero sin duda aún queda camino por recorrer para que la comparecencia telemática ante notario se convierta en una realidad cotidiana en España.
Artículo publicado en Capital & Corporate Magazine Nº 73
Por Juan Viaño
Asociado – Dpto. Mercantil
